Электронный документооборот

Добро пожаловать в раздел, где мы отвечаем на часто задаваемые вопросы. Если Вы не нашли ответ на свой вопрос, свяжитесь с нами, мы это исправим.

Q: Зачем это система нужна?

A: Системе можно придумать много применений. Нам нравится с её помощью автоматизировать бизнес-процессы. В конечном счете экономить время и деньги. 

Q: Можно ли работать с системой на iPad?

A: Да, для этого необходимо установить дополнительное программное обеспечение на iPad, которое позволит подключиться к рабочему столу Вашего компьютера, например Jump Desktop. По вопросам организации работы АЛЬФА ДОК на iPad можно обратить в нашу службу поддержки.

Q: Не получится ли так, что мы будем тратить очень много времени на ввод данных в систему вместо выполнения реальной работы?

A: Не будем скрывать, что в процессе внедрения Вы будет тратить некоторые усилия для ввода данных в систему. По прошествии времени, примерно, через 1-2 недели Вы будете тратить не больше 1-2 минуты на создание документа, а большую часть своего рабочего дня будете тратить на контроль и выполнение конкретных задач.

Q: Какова конечная стоимость системы в расчете на 1 рабочее место?

A: Конечная стоимость 1-го рабочего места существенно зависит от количества приобретаемых лицензий. Например, при покупке первых 10-ти, цена каждого составит 4 250 рублей, а при покупке 100 лицензий, цена каждого рабочего места будет равна 2 600 рублей. Так же возможны скидки при одновременном заключении договора технической поддержки.

Q: Сколько по времени занимает процесс внедрения?

A: Невозможно заранее знать ответ на этот вопрос. Можно отталкиваться от мысли, что быстрее чем за месяц систему не внедрить, а верхняя планка зависит от многих факторов. Вы можете ознакомиться со статьями по внедрению, чтобы получить представление об этом процессе. 

Q: Можно ли работать в системе удаленно?

A: Да, для этого нужно настроить, например, VPN соединение или настроить перенаправление портов для SQL запросов и для загрузки файлов. Более подробно Вам расскажут в нашей службе поддержки.

Q: Можно ли объединить несколько офисов в единой базе данных?

A: Да, такая возможность закладывалась в системе при её проектировании. При этом топология соединения может быть любой, например, звезда (с центральным сервером) или шина.

Q: Каково максимальное количество пользователей в системе?

A: Максимальное количество пользователей ограничено лишь количеством Ваших лицензий и производительностью Вашего сервера. Нагрузочные испытания проводились при 10 000 работающих пользователях одновременно. Стоить отметить, что нагрузку на серверы можно распределять, как штатнными средствами операционных систем, так и средствами АЛЬФА ДОК.

Q: Основная отличительная черта системы?

A: При проектировании система нацеливалась на автоматизацию бизнесс-процессов, ускорение их. Поскольку делопроизводство тоже бизнес-процесс система легко справляется и с автоматизацией делопроизводства. Так же, стоит отметить простоту работы, установки и обслуживания системы.

Q: Сколько дискового пространства занимает система?

А: Клиентская часть системы занимает 7Мб. Может работать с флеш накопителей. Серверная часть программы состоит из 2-х частей. Первая часть - это база данных, примерно, 10 000 документов занимают 200 Мб. Вторая часть - это хранилище файлов. Здесь все зависит от характера документов, которые используются в работе. Примерно, 10 000 документов (Word, Excel) будут занимать 7 Гб.

Q: Есть ли веб доступ в систему?

А: Да, единый вход в систему через веб приложение возможен через соответсвующие настройки по адресу https://web.alpha-doc.ru.

Q: Есть ли API у системы?

А: Да, он общедоступный и находится по адресу https://api.alpha-doc.ru

Q: Есть ли у системы дополнительные модули?

А: Да, например, модуль CRM, который полностью интегрирован в систему электронного документооборота. Подробнее Вы можете узнать на странице CRM модуля. 

Q: Как создать стандартный маршрут в системе?

А: Создание стандартного маршрута ничем не отличает от процесса создания обычного документа, разница лишь в том, что  стандартный маршрут может быть использован в новых документах для ускорения заполнения. Для того чтобы создать стандартный маршрут необходимо начать создание документа не в режиме мастера (подробнее об этом можно найти в документации) и выбрать тип документа "стандартный маршрут".

Q: Нужен ли отдельный специалист для контроля работы пользователей в системе?

А: Все зависит от количества пользователей. Если это число не больше 60 эту роль может совмещать с основными обязанностями ответственный сотрудник. Если больше, то стоит задуматься о создании отдельной должности делопроизводителя, который сможет выполнять и другую работу, но обслуживание системы документооборота у него будет основной задачей.

Q: Какие форматы файлов поддерживает поиск по содержимому?

А: На данный момент система поддерживает следующие форматы: *.xls, *.xlsx, *.doc, *.docx, *.txt, *.rtf, *.jpeg, *.pdf, *.gif, *.bmp. Для сканирование изображений требуется сторонее ПО: ABBYY FineReader

Q: Подходит ли система для автоматизации документооборота муниципальаных образований?

А: Да, система успешно работает в Администрации городского округа Щербинка.

Вы не нашли ответ на свой вопрос, свяжитесь с нами, мы это исправим.