Электронный документооборот

Мы с радостью представляем Вашему вниманию описание одного из самых интересных проектов, который был реализован нашими специалистами.

Все началось с установки системы электронного документооборота АЛЬФА ДОК в администрации Дмитровского муниципального района в рамках выигранного аукциона на поставку системы ЭДО. Наши специалисты постарались перевести все процессы документооборота, которые были реализованы в администрации на различных технологиях к единому стилю и в единую систему. Было произведено индивидуальное обучение сотрудников общего отдела и обучение остальных сотрудников группами по 15-20 человек. Подготовлены методические указания для упрощения работы. Разработаны механизмы интеграции системы с межведомственным документооборотом.

Все это привело к тому, что система показала себя с самой лучшей стороны. Принимая во внимание эффект от её использования, было принято решение установить систему АЛЬФА ДОК и в других администрациях Дмитровского района. Основной задачей было организовать двусторонний обмен информацией между системами по зашифрованным каналам связи негарантированной надежности.

Для этих целей был создан специальный механизм репликации данных и организованы автоматически восстанавливающиеся VPN каналы между администрациями по типологии звезда. Особенности репликации заключатся в том, что во всех точках справочники системы идентичны, а реестр документов везде уникальный. Обмен идет только теми документами, которые необходимы в работе. Таким образом, внутренние документы администраций остаются на локальных серверах, а документы, затрагивающие другие подразделения отправляются на нужный сервер системы.

Особенной гордостью является портал обращений граждан, который так же был разработан и подключен к единой системе документооборота. Он обеспечивает доступ граждан к информации о ходе рассмотрения их заявлений и возможности получить ответ на заявление в автоматическом режиме в личном кабинете гражданина. Портал работает в тандеме с системой оповещения граждан по СМС.

СМС отправляются гражданам автоматически при регистрации обращений в системе документооборота Администраций. Фиксируются следующие стадии обработки обращений:

• Регистрация обращения;
• Назначение исполнителей;
• Изменение срока рассмотрения обращения;
• Завершение рассмотрения обращения.

Кроме функции отправить заявление на портале «Обращения граждан Дмитровского муниципального района» гражданам доступна возможность записаться на личный прием со всеми возможностями обратной связи, какие доступны гражданам при отправке заявлений.

Помимо администраций области к системе со своими серверами подключены следующие удаленно расположенные подразделения:

• Комитет по управлению муниципальным имуществом;
• Архивный отдел Дмитровского муниципального района;
• Отдел архитектуры и градостроительства администрации Дмитровского муниципального района.

По одному рабочему месту установлено во всех ключевых учреждениях области, для обеспечения возможности расписывать документы, поступающие в администрацию до конечных исполнителей.

В итоге всех работ за 3 неполных года в системе зарегистрировано более 100 тысяч документов, больше чем полмиллиона файлов. Залогом устойчивого функционирования  и развития системы является её техническая поддержка специалистами компании «АЛЬФА ДОК». На рисунке 1 приведена упрощенная схема системы.

Рис. 1.