Электронный документооборот

Целью написания статьи является мое желание поделится личным опытом многих проектов по выбору и внедрению СЭД в компаниях разного уровня, отрасли деятельности и направлений.

Я руковожу мультивендорной IT -компанией. Это значит что мы, как консультанты, помогаем нашим Клиентам выбирать наилучшие программные продукты именно для их бизнеса. Для этого мы предлагаем целый ряд решений и совместно с Клиентами отбираем самые лучшие.

Наша задача – чтобы рекомендованный нами продукт быстро и легко внедрился у нашего Клиента: понравился сотрудникам, был удобен «айтишникам» и не подсадил компанию на «иглу». Почему? Наш бизнес строится на рекомендациях и если мы хорошо отработали, то о нас потом хорошо расскажут, что позволит поехать и помочь новому Клиенту. Тем самым, Клиент получает объективность оценки решений, а не просто «впаривание» своего любимого (и единственного) продукта, который «может все». Поэтому самый главный вопрос для нас – как подобрать лучшее?

Еще недавно я ездил по всем встречам сам. В этом бизнесе я достаточно давно: вот уже более 10 лет консультирую, занимаюсь разного рода информационными системами: разработкой с «нуля», внедрением, кастомизацией. Участвовал как консультант и project - manager в проектах таких компаний как: Базель, Рененс, ЖАСО, Йокогава и многих других. Да и образование как раз по направлению АСУ, техническая ученая степень.

На встречах я держал в голове информацию о куче систем, имел сравнительные таблицы и делал бизнес, помогая Клиентам. Те времена прошли и встала задача создания консультационного отдела: людей – которые бы могли как я ездить и рекомендовать лучшее. Выстроилась система обучения: прежде чем ехать консультант изучал кипу практической и теоретической документации, вместе со мной ездил, слушая как и что я делаю.

Кстати, процесс подбора системы в первом приближении выглядит так:

• Знакомство
• Выявление требований
• Подбор
• Рекомендация

Любой, даже объективный подбор оптимальных систем носит субъективный характер. Именно поэтому я отделил Подбор от Рекомендации. Однако, системный подход к выбору минимизирует субъективизм, но об этом чуть позже.

Главная головная боль – выявлений требований. Чтобы требования выявить – нужно для начала иметь их полный возможный список. Потом надо определить, что из этого списка действительно нужно для компании Клиента. Чтобы это сделать нужно не просто «огласить весь список», но и расшифровать его. Список включает в себя многие области деятельности работы компании, поэтому оптимальных результатов за минимальное время удается достигнуть, когда во встрече принимают участие руководители всех подразделений. Расшифровкой списка требований дело не заканчивается. Надо обосновать каждое из требований и учесть при подборе системы по параметрам.

Как этому научить не очень опытного консультанта, чтобы через 3-6 месяцев подготовки он мог выдавать результат не хуже чем я? Или, другими словами, как делать гамбургеры одинаково вкусными в каждом из десяти тысяч ресторанов быстрого питания McDonalds ?

Ответ прост и находится в практике успешного франчайзинга. Главное – это регламент работы. А регламент работы – это система. А система в понимании «айтишника» это в первую очередь система информационная!

Сейчас Rissoft использует для подбора специальную автоматизированную систему (да, мы дошли до того, что подбираем информационные системы с помощью информационной системы) в которой содержится более 60 комплексных критериев выбора из более чем 30 СЭД-решений. С помощью такого «автомата» в руках средний консультант показывает превосходные результаты при подборе СЭД. Но, конечно недостаточно просто взять программу и начать ее использовать, ведь выбор не носит столь линейный характер. Консультант должен не только уметь на кнопки нажимать, но и про каждую отобранную систему должен рассказать интересные и важные факты. Надо понимать взаимосвязь параметров, их значение, понимать, как их между собой сравнивать.

Например, системы X и Y подходят по параметру «Интеграция с 1С». Но только консультант расскажет Вам, что система Y единственная из всех СЭД имеет шильдик «Совместимо с 1С» и может работать одновременно с несколькими базами 1С, причем любых версий начиная с 7.7! Более того, коннектор 1С системы Y может работать в режимах одноранговой, ведущей или ведомой связи для каждой из баз 1С. Вот это действительно интересно. И об этом консультант может рассказать.

И все же, как мы сравниваем системы, какие фильтры используем?

Какой самый главный критерий, с чего мы начинаем? Главное – определится с платформой.

Что предпочитаете? Без Microsoft жить не можете? Смотрим Sharepoint -решения на базе MS SQL . IBM правит миром? – Отлично, смотрим Lotus решения. Будущее за OpenSource ? –Европа любит Alfresco , а чем мы хуже? И так далее.

Детально сравниваются вопросы интеграции. Это очень актуально в настоящее время, потому что я не помню когда у Клиента нет хоть какой-то системы с которой надо интегрироваться. Я убежден, что чем больше у системы готовых коннекторов, тем она более конкурентна на рынке. С другой стороны прекрасно понятно, что любой коннектор должен быть настроен под конкретную задачу. Но настроить готовый (правильный) коннектор всегда легче и дешевле заказной интеграции.

Языки написания и доработки системы. Как ни странно – очень часто отличается. Система может быть написана на Borland а доработки на . net . Всякое бывает. Язык доработки интересен, если компания решила сама полностью или частично внедрять и кастомизировать решение. Чего например Java -разработчикам зря просиживать?

Надежность решения является определяющей в крупных структурах. Тут надо принимать во внимание вопросы репликации и синхронизации данных в филиалах, резервное копирование, разделение базы на оперативную и архивную. Кому надо чтобы тысячи финансовых документов, бумажные копии которых вчера сожгли за ненадобностью, канули в лету вслед за упавшим рейд-массивом? Думаю никому.

Это вершина айсберга сравнения, но даже она позволит Вам сразу отсечь явно лишние решения.

Илья Тимошин
Директор отдела информационных систем Rissoft 
Кандидат технических наук